Je hebt een fantastisch idee! Een educatief project voor scholieren in de omgeving of het vereeuwigen van immaterieel erfgoed, maar hoe kun je een dergelijk project financieren? Gelukkig zijn er diverse landelijke en regionale cultuurfondsen die dit soort erfgoedprojecten ondersteunen. Een succesvolle subsidieaanvraag staat en valt met een gedegen projectplan en sluitende begroting. Makkelijker gezegd dan gedaan… Het Huis voor de Kunsten Limburg heeft alvast een zeer bruikbaar stappenplan voor het schrijven van een projectplan. Hieronder de stappen alvast op een rijtje.

STAP 1: Begin op tijd

• De verschillende fondsen hebben veelal 3 à 4 maanden de tijd om een subsidieaanvraag te beoordelen. Houdt er dus rekening mee dat je ruim op tijd aan je projectplan begint zeker aangezien het project meestal pas mag starten na goedkeuring van de aanvraag.

STAP 2: Zoek een fonds bij je project

• Zoek het fonds dat het beste bij jouw project past. Zie hieronder de overzichten van fondsen (in jouw regio).
• Informeer ook eens bij het provinciale erfgoedhuis: zij zijn meestal heel goed op de hoogte over actuele subsidies.
• Houdt de verschillende subsidieregelingen goed in gaten. Er zijn regelmatig subsidies met een specifiek onderwerpen. Wellicht kun  je jouw project enigszins richting deze voorwaarden buigen…
• Vergeet ook zeker niet naar het fonds te bellen om te bespreken of jouw ideeën aansluiten bij de regeling of waar je eventueel nog op moet letten.
• Let ook op de kleine lettertjes! wat zijn de voorwaarden van de verschillende regelingen? Denk bijvoorbeeld aan de aanvangsdatum, rechtsvorm en uittreksel van de KvK.

STAP 3: Schrijf een helder en concreet projectplan

• Een projectplan moet zo opgesteld zijn dat lezer op het einde geen vragen meer heeft. Wees dus volledig en uitgebreid.
• Omschrijf:
  • De noodzaak van het project (aanleiding)
  • Wat je precies gaat doen (inhoud)
  • Wat en wie je wilt bereiken (doelgroep)
  • De beoogde resultaten
  • Hoe je dit gaat realiseren (plan van aanpak)
  • Met wie je dit gaat doen
  • Hoe je het gaat communiceren (communicatieplan)
  • Wanneer je dit gaat doen (planning)
  • En tot slot een toelichting op de begroting.
• Wees niet bang om wat extra vakjargon te gebruiken geïnspireerd op de teksten van het fonds zelf
• Vraag eens een iemand anders om het plan te lezen en van feedback te voorzien.

STAP 4: Maak een dekkingsplan

• Omschrijf de kosten van het project en de wijze waarop je van plan bent deze te dekken.
• Ondersteun dit met aangevraagde offertes
• En vergeet niet om de eigen bijdrage op te nemen in het dekkingsplan. Inzet van vrijwilligers dekken bijvoorbeeld ook een deel van de kosten in natura.
• Bij het eerder genoemde Huis van de Kunsten vindt je een aantal voorbeelden van een dekkingsplan.
• Wellicht overbodig om te zeggen maar zorg ervoor dat alle kosten gedekt zijn!

Stap 5: Schrijf een aanbiedingsbrief

• In een aanbiedingsbrief is een soort van introductie op jouw project.
• Omschrijf kort de inhoud van het project.
• Waarom dit zo goed aansluit bij de doelstellingen van het fonds
• En welk bedrag je aanvraagt.

STAP 6: Aan de slag! (of niet)

• Bij een gunstig advies ontvang je beschikking van het fonds. Je kunt dus aan de slag!
• Lees wel altijd goed de voorwaarden uit de beschikking zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan.
• Soms moet je de toekenning nog bevestigen
• En als het niet gelukt is?
• Dat ligt zeker niet altijd aan het project, dit kan ook te maken hebben met bijvoorbeeld gelimiteerde subsidiepotten.
• Neem contact op met het fonds om te vragen wat reden is en zie dit vooral als leermoment voor de volgende keer. Laat je vooral niet uit het veld slaan door een afwijzende reactie. Zorg dat je serieus investeert in de aanvraag, de ervaring leert namelijk dat dit meestal ook op positieve wijze wederkeert.

STAP 7: Laatste stapje

• Geld ontvangen, project uitgevoerd! Nu nog de subsidie vaststellen
• Zorg dat je alle facturen en bonnetjes goed bewaard om een financieel verslag op te stellen.
• Verzamel alle mediaberichten rondom het project zodat je kunt laten zien wat voor impact het heeft gehad
• Indienen en op naar het volgende project!

Inspiratie & meer: